Электронный документооборот: перспективы рынка и возможности для бизнеса — РБК Отрасли

Фото: пресс-служба

erid:F7NfYUJCUneLu1KjcLvm

По данным Cnews, рынок электронного документооборота (ЭДО) ежегодно прирастает на 20–30%, и эта тенденция продолжается в 2024 году. Глобально мы видим две зоны развития на рынке электронного документооборота в ближайшие пять лет — количественную и качественную.

Количественные изменения будут происходить в сегментах b2b и b2g. Эта часть рынка растет сама, так как стандарт взаимодействия в электронном виде уже сформировался, но еще не все процессы оцифрованы.

Появляются новые возможности благодаря изменениям в законах. Например, с появлением обязательных машиночитаемых доверенностей (МЧД) растет и количество доверенных сотрудников от компании, а значит, рынку потребуются удобные инструменты для подписания документов. Мы, как разработчики сервисов на базе мобильной электронной подписи (ЭП), видим в этом потенциал для развития. С мобильной ЭП не нужно носить с собой компьютер или устанавливать ПО — электронная подпись всегда под рукой.

Наиболее перспективная зона развития рынка — электронное взаимодействие бизнеса со своими клиентами-физлицами. Этот рынок пока освоен в лучшем случае на 0,5%. Скачок здесь будет не количественный, а качественный — рынок будет формироваться за счет технологий, которые повысят качество взаимодействия бизнеса и его клиентов. По нашим прогнозам, сегмент b2c в работе с ЭП будет намного крупнее, чем b2g и b2b. Количество юрлиц и ИП в России порядка 7 млн, а клиенты бизнеса — это фактически все экономически активное население.

Особенности ЭДО в b2c

Sign.Me на рынке электронного документооборота работает уже 13 лет, с нами сотрудничают 2500 российских компаний, в наших сервисах работают более 2,5 млн пользователей. Мы одними из первых начали оцифровывать подписание документов именно в b2c. У этого рынка свои особенности: пользователи ЭП — простые физлица. У них может не быть действующей ЭП, компьютера, а также желания разбираться в сервисе, настраивать и оплачивать его. Значит, наши продукты должны делать применение ЭП доступным здесь и сейчас, не требовать специальных знаний и много времени. Так как это вид ЭП, за который бизнес платит не раз в год для себя, а за каждого клиента, то для компании важно, чтобы эта цена вписывалась в ее юнит-экономику, иначе не будет мотивации внедрять сервис. Наша бизнес-модель и продукты учитывают все эти факторы.

На рынке есть большое количество сервисов простой электронной подписи (ПЭП), которые оцифровывают взаимодействие с клиентами-физлицами. Но такой вид ЭП наиболее уязвим, так как он не гарантирует, что документ не заменят задним числом, и не подходит для подписания важных бумаг. Мы с самого начала пошли по другому пути и используем только усиленные виды ЭП, созданные с помощью криптографии. Такая ЭП гарантирует неизменность документа после подписания, ее невозможно взломать или подделать.

Преимущества и возражения

Плюсы цифровизации документооборота для бизнеса очевидны: экономия времени, денег, повышение доверия, упорядоченность документов, пропадает необходимость в сложной логистике, снимается вопрос хранения бумажного архива.

Но документооборот — консервативный процесс, поэтому технологии нужно время на проникновение. Есть две причины, почему пока не все компании стали цифровыми: инертность и страх. Привычка все делать на бумаге — основная. Здесь срабатывает эвристика доступности: любой случай фрода с ЭП привлекает много внимания, но люди игнорируют статистику и не осознают, что таких случаев один на миллионы. Страх есть, но постепенно уходит. Кто-то попробовал использовать ЭП и понял, что это удобно, а за ним последовали другие, чтобы оставаться конкурентоспособными. Тенденция возникла в корпоративном сегменте и дала преимущество, а теперь мы наблюдаем ее среди наших заказчиков в среднем и малом бизнесе.

Кейсы применения

Первыми необходимость в цифровизации b2c документооборота осознали еще около десяти лет назад крупные игроки рынка: банки, страховые, proptech. Несмотря на тренд использовать сторонние IT-решения on-premise, даже большой бизнес в случае с сервисами ЭП охотно внедряет их по модели SaaS. Это связано со строгими, но обоснованными требованиями регулятора, которым сложно соответствовать. Мы начинали работать именно с такими компаниями и предоставляем все необходимое на аутсорсинге.

В каждом отдельном случае электронная подпись дает свои преимущества бизнесу. Например, где-то она позволяет избавиться от хранения бумажного архива, в других компаниях — ускоряет оборачиваемость денег, а где-то — позволяет снизить уровень отказа и ускорить заключение сделки. Также для разных документов могут потребоваться разные виды подписи и сервисы.

Мы стараемся охватывать все кейсы, поэтому создали три продукта, чтобы в каждом отдельном случае достичь максимального удобства. Вся разработка у нас ведется инхаус, чтобы крепко контролировать экономику и создавать решения на выгодных условиях и для нас, и для клиентов.

Сервисы

«Сайн.Квал» — наш первый продукт — усиленная квалифицированная ЭП в мобильном приложении. Наиболее строго регламентированный вид ЭП необходим, когда бизнес-процесс подразумевает обмен документами с госорганами, например при регистрации сделок с недвижимостью в Росреестре.

Для таких сделок самые строгие требования: средство ЭП (в нашем случае мобильное приложение) должно быть сертифицировано ФСБ, а подписантам нужно пройти очную идентификацию личности. При этом важно, чтобы клиенту было удобно. Удобство нашего сервиса подтверждается рынком: до 40% от общего числа сделок электронной регистрации недвижимости в России проходит с помощью сервиса «Сайн.Квал». Большинство крупных банков по стране работают с нами, так как продукты позволяют провести сделку для клиента в режиме «одного окна».

Но такие решения нужны не для всех процессов. Если это разовая рядовая сделка, например с подписанием договора оказания услуг и акта, — квалифицированная подпись не нужна. Так появились два других сервиса. «Сайн.Смарт» — для регулярного документооборота в мобильном приложении. Он подходит для подписания рутинных документов. Все участники сделок ведут документооборот в мобильном приложении, а идентификация проводится онлайн, с помощью портала «Госуслуги». Наконец, сервис «Сайн.Клик» — самый быстрый способ подписать документы для физлица по запросу от бизнеса. Сервис необходим, когда бизнес-процессы подразумевают не регулярный и длительный документооборот, а разовые подписания с физлицами. Он объединяет в себе скорость пользовательского пути ПЭП и надежность усиленных видов, основанную на криптографии. Здесь документооборот ведется в веб-интерфейсе сервиса. Чтобы обмениваться документами онлайн, бизнесу достаточно знать ФИО и номер телефона контрагента, а ему — перейти по ссылке и оставить подпись.

Федеральные министерства и ведомства планируют полностью перейти на ЭДО в 2025 году. Бизнесу уже сейчас нужно сдавать отчетность в электронном виде, а люди все больше готовы использовать сервисы, которые упрощают жизнь и экономят время. Массовый переход на электронную подпись неизбежен, и это хорошо.